Si eres administrador/a de propiedades en España, debes estar al tanto de la importancia del registro adecuado de tus huéspedes. No se trata solo de una obligación legal, sino de un pilar fundamental en la seguridad turística del país. En 365Villas, comprendemos este proceso y sus desafíos, por lo que hemos creado esta guía exhaustiva para ayudarte en cada paso.
Nota Importante: A partir del 1 de octubre de 2024, el registro de viajeros a través de la Policía Nacional ya no estará en funcionamiento.
El Ministerio del Interior ha habilitado en su Sede electrónica la plataforma SES.HOSPEDAJES para facilitar a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje el registro documental y la información que deben aportar.
Las personas obligadas a facilitar la información, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, pueden registrarse en la plataforma a través de la siguiente dirección web: Hospedajes.
Registro de Viajeros en España: Un Deber y una Responsabilidad
Todos los administradores de propiedades turísticas en España tienen la obligación de llevar a cabo el registro de sus huéspedes en la Policía Nacional o en un cuerpo de seguridad equivalente. Sin embargo, muchos propietarios que recién comienzan su negocio pueden no estar al tanto de esta normativa, lo que puede sorprenderlos cuando descubren que deben encargarse personalmente de este trámite.
Un Documento Fundamental: El Parte de Viajeros
El elemento central del proceso de registro es el «parte de viajeros». Este formulario debe completarse con los datos de identificación de los huéspedes mayores de 16 años durante el check-in y enviarse a las autoridades en un plazo de 24 horas.
La Conservación de Registros: Un Compromiso a Largo Plazo
Es importante recordar que todos los partes de viajeros deben mantenerse organizados durante al menos tres años en un libro-registro de viajeros, que puede ser físico o digital y debe constar de un mínimo de 100 y un máximo de 500 hojas.
Ubicaciones Específicas: Dónde Realizar el Registro de Viajeros
Aunque esta guía se centra en el proceso de registro en la Policía, es relevante mencionar que existen excepciones en las que deberás realizarlo a través de otros cuerpos de seguridad. Esto es común si tu propiedad se encuentra más cerca de un cuartel de la Guardia Civil que de la Policía, lo cual ocurre en zonas rurales. Si tu propiedad está en Cataluña o el País Vasco, también deberás seguir procedimientos específicos a través de los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza, respectivamente.
Inscripción en Hospederías de la Policía
Los administradores que deben registrar a sus huéspedes en la Policía Nacional deben hacerlo a través del portal habilitado para este fin por las autoridades, conocido como Hospederías de la Policía, WebPol o E-HOTEL.
El proceso de inscripción es sencillo. Para obtener tus credenciales de acceso, debes comunicarte con la comisaría más cercana a tu propiedad y solicitar una cita, ya que este trámite solo se realiza de manera presencial. Asegúrate de llevar contigo los documentos necesarios, como tu identificación, la declaración responsable de inicio de actividad (DRIA) y documentos que acrediten la propiedad o derecho de usufructo sobre la propiedad.
Cómo Enviar el Parte de Viajeros a través de Hospederías de la Policía
Una vez que tengas tus credenciales, podrás enviar los partes de viajeros a través del portal de la Policía. Tienes dos opciones: generar y enviar a través de la aplicación o subir partes previamente completados. La segunda opción te permite enviar todos los partes juntos en un único envío, lo cual es más sencillo.
Consecuencias de no Registrar a tus Huéspedes
No cumplir con el registro de viajeros o hacerlo de manera incompleta puede acarrear sanciones. Las multas pueden variar desde 100 € hasta 600 € en casos leves, y de 601 € a 30.000 € en casos graves. Además de las multas, existe la posibilidad de que la Agencia Tributaria inicie acciones legales, ya que no proporcionar los datos de los huéspedes es común en establecimientos turísticos ilegales.
Automatización del Registro de Viajeros
Afortunadamente, existen soluciones para automatizar el proceso de registro de huéspedes. Algunos software de alquiler vacacional, cómo 365Villas, ofrecen integraciones con aplicaciones como Chekin y Check-in Scan. Estas aplicaciones permiten enviar los partes de viajeros a las autoridades en cuestión de minutos. El proceso es tan simple como escanear los documentos de identidad de los huéspedes, recoger sus firmas y pulsar «Enviar». Para los administradores que reciben huéspedes con frecuencia, estas herramientas pueden ser un auténtico salvavidas, ahorrando tiempo y preocupaciones.
Conclusiones Clave
El registro de viajeros en la Policía Nacional es esencial para garantizar el cumplimiento legal en la gestión de tus propiedades. En 365Villas, entendemos la importancia de facilitar este proceso, por eso ofrecemos integraciones que facilitan el registro de huéspedes.
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