Como administrador de propiedades, es vital entender la importancia de contar con un software de administración de propiedades efectivo (PMS) para simplificar flujos de trabajo y garantizar el éxito de tu negocio. Sin embargo, ¿sabías que el Gestor de Reservas es el motor principal en cualquier buen PMS? Hoy descubriremos el papel del Gestor de Reservas en el PMS, por qué es fundamental para el rendimiento de la plataforma y lo que distingue a las mejores soluciones de PMS y sus Gestores de Reservas de las demás.
Responderemos a estas preguntas mientras ofrecemos nuevas perspectivas para ayudarte a determinar si tu PMS tiene un buen Gestor de Reservas con la capacidad de llevar al éxito a tu negocio o si por el contrario te está frenando.
¿Qué es el Gestor de Reservas en un Ecosistema PMS?
El Gestor de Reservas es la parte del PMS donde los administradores de propiedades pasan el 80% de su tiempo administrando su negocio y cerca del 100% en lo que respecta a la interacción con los huéspedes. Los administradores de propiedades experimentados saben que administrar efectivamente reservas con un Gestor de Reservas requiere responder dinámicamente a necesidades que se extienden más allá de las reservas llegando a cubrir otros flujos de trabajo que a menudo dependen de otras herramientas y soluciones adicionales. Por lo tanto, además de contar con una buena infraestructura de Comunicaciones Integradas, un Gestor de Reservas debe incluir soluciones sólidas de Gestión de Consultas, Reservas, Pagos y Comunicación con los huéspedes, cada una con un amplio conjunto de características potentes.
Si bien no hay dos plataformas PMS iguales, la ilustración anterior representa la mayoría de las soluciones y conjuntos de características clave que un Gestor de Reservas debe incluir antes de que un proveedor pueda afirmar que tiene una solución completa de PMS.
Características Clave de un Gestor de Reservas PMS
Las soluciones relacionadas con el Gestor de Reservas son aquellas necesarias para atender una reserva de un huésped, desde la primera consulta hasta el check-out, en lugar de atender a los propietarios de las propiedades, sus propiedades o administrar su negocio en general. También hay soluciones complementarias que, aunque distintas del Gestor de Reservas, todavía ayudan a administrar todo lo relacionado con las reservas. Las soluciones integradas, como la de Firma Digital, donde los huéspedes firman digitalmente sus contratos de alquiler, o las herramientas de Formulario Online de Llegada, donde los huéspedes presentan la información que se les requiere, son algunos ejemplos. Así como los motores de reserva y las aplicaciones para huéspedes, pero hay que recordar que un buen PMS debe tener muchas otras soluciones, como la de Contabilidad Integrada, Gestión Avanzada de Pagos y Marketing y CRM, que son completamente distintas de la gestión de reservas o la atención a los huéspedes.
¿Cómo Identificar un Gestor de Reservas Excepcional?
Tanto la calidad como la cantidad son pilares cruciales para distinguir entre gestores de reservas promedio y sobresalientes. Sin embargo, la calidad de las funcionalidades no debería verse comprometida en favor de la cantidad. Las funcionalidades no pueden tener errores, deben ser intuitivas y flexibles para satisfacer diferentes necesidades. Luego está la cantidad. También es crucial que el proveedor de PMS ofrezca un Gestor de Reservas completo, similar a la ilustración de abajo. Este umbral básico es más que suficiente para descartar la gran mayoría de los sistemas PMS como proveedores de alto nivel.
Sin embargo, hay algo más para identificar un sistema PMS de calidad, además de la calidad y cantidad. En definitiva, es la Arquitectura Integrada en la que se basa el diseño y construcción del sistema lo que lo distingue, permitiendo un mejor rendimiento y un mayor valor agregado para los usuarios.
En conclusión, un Gestor de Reservas robusto es fundamental para el éxito de cualquier PMS, y la Arquitectura Integrada es lo que distingue a los Gestores de Reservas de primera categoría de los demás.
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